Les sociétés font de plus en plus appel à des agences d’externalisation administrative pour les aider à gérer leurs activités.

L’externalisation permet de compenser la hausse des coûts liée à l’embauche d’une équipe en interne et d’avoir accès à une main-d’œuvre technique qualifiée au moment le plus opportun. Le service administratif est un domaine stratégique pour la plupart des entreprises. Il est donc important d’examiner soigneusement le partenaire d’externalisation administrative que vous allez choisir.

Concentrez-vous sur la réputation de l’agence d’externalisation administrative

Avant d’engager le prestataire en question, vérifiez ses références. Il doit être agréé, assuré et cautionné pour effectuer ce type d’activité. Vous pouvez demander conseil auprès d’un cabinet d’étude spécialisé pour vous aider à comparer les différentes agences d’externalisation administrative.

Assurez-vous que le partenaire dispose de processus, de politiques et de systèmes documentés et actualisés.  Tous ces éléments doivent être inclus dans une solution intégrée pour que vous n’ayez pas à consulter plusieurs dossiers, fichiers ou sites. Demandez aux fournisseurs potentiels des références de clients du même secteur que vous ou d’entreprises de taille similaire. Vous pouvez faire le suivi auprès d’anciens clients pour connaître l’expérience de travail de l’agence ainsi que de la qualité et de la fiabilité de ses services. Si vous ne pouvez pas obtenir de références, recherchez en ligne les avis de tiers.

Le niveau de service du prestataire d’externalisation administrative

Étant donné que le but de l’externalisation est de libérer certaines tâches, l’agence doit être capable de vous fournir une assistance plus concrète. Renseignez-vous sur le modèle et l’étendue du service proposé. Vous n’avez peut-être pas besoin de tous ces services, mais vous devez penser à vos besoins futurs.  Vous voulez un partenaire qui répondra à vos besoins stratégiques actuels et futurs. Le prestataire d’externalisation administrative doit aider votre organisation à s’améliorer. Assurez-vous qu’il apporte des solutions fondées sur les meilleures pratiques qui placent votre entreprise sur la voie du succès et atténuent les risques.

Demandez à votre partenaire potentiel d’expliquer comment votre entreprise pourra bénéficier de son expérience et de son expertise.  Faites attention à ce qu’il ait une approche éprouvée plutôt qu’un concept théorique.  Si la seule valeur qu’il mentionne est la réduction des coûts, continuez à chercher : vous pouvez probablement faire mieux.

Le coût

Même pour les grandes entreprises, le tarif peut jouer un rôle important dans le choix d’un prestataire d’externalisation administrative. Vous pouvez personnaliser l’assistance en choisissant des services dont vous avez vraiment besoin au lieu de payer un ensemble de services.